Réunions : leur efficacité, déjà questionnée en présentiel, l’est encore plus en distanciel dans cette période de télétravail massif

Quelques clés pour optimiser leur efficacité et maximiser le plaisir d’y participer


Un constat : nos réunions peuvent gagner en efficacité !

De nombreuses études mettent en exergue ce bilan sans appel ! Quelques faits et chiffres marquants :

  • Un cadre passe 16 ans de sa vie en réunion, soit 3h07 par jour travaillé
  • Le vécu que nous avons des réunions est souvent mitigé, voire négatif :

Seulement 25 % des réunions aboutissent à des décisions !! A peine plus de la moitié de ces réunions (52 %) serait productives selon les salariés.  Et 26 % des employés ne voient pas l’intérêt de leur présence à ces réunions. **

La durée moyenne d’une réunion est de 1h19 (vive les statistiques) mais elles nous semblent souvent bien plus longues… En réunion, nous utilisons notre smartphone ou notre ordinateur (44 %), le plus souvent pour envoyer des mails (57 %), travailler nos dossiers (40 %) ou surfer sur Internet (22 %).

Cette « présence-absence » a des impacts sur la qualité des réunions et inversement !

  • Au-delà 52 minutes, plus aucun participant n’est réceptif aux débats. Les moins de 35 ans auraient en moyenne un temps de concentration de 45 minutes, sous réserve de séquences de 10 – 15 minutes. ***

Depuis mars 2020, le télétravail ou le travail en mode hybride, ont pris une place importante dans nos vies.  Or, le côté humain et relationnel reste fondamental : dans ce cadre, les réunions et leur efficacité ont donc une importance sur notre qualité de vie et un impact sur notre équilibre.

 

Comment animer des réunions à distance de façon efficace et agréable, en gardant un bon contact humain ?

Anticiper les problèmes techniques pour commencer sereinement et ensemble

Qui dit réunion à distance, dit outils numériques, connexion internet et matériel. Vérifiez que chacun est bien équipé, testez les nouveaux outils en place et prévoyez toujours un petit temps technique dans l’agenda de la réunion.

Bon nombre de clés de succès des réunions en présentiel s’appliquent encore plus pour les réunions à distance 

  • Bien préparer la réunion, en définissant et partageant le thème et l’objectif de la réunion, à quoi elle sert, son ordre du jour.
  • Identifier les personnes dont la présence est indispensable… et les autres. Choisir le canal approprié : en fonction du nombre vous pouvez être amené.e à choisir des outils d’animation différents pour éviter un mode communication descendant (au-delà de Zoom ou Teams, type Klaxoon, Mural, Miro, Jamboard, Beekast,…).
  • Soigner l’entrée en réunion :

Quand les membres ne se connaissent pas, utilisez quelques « ice-breakers » simples et rapides pour créer un lien.

Quand ils se connaissent, prenez la « Météo individuelle » lors d’un tour d’écran.  Proposez éventuellement une alternative à une personne ayant des problèmes personnels, de stress, ou un embouteillage de réunion : une personne non disponible fera acte de présence… mais pourra être un frein à la dynamique de la réunion.

  • Garder le lien, c’est aussi garder la caméra et le micro ouvert: n’oublions pas que nous apprécions en réunion physique de se croiser, d’échanger, de se voir ; et la communication passe beaucoup par le non verbal, ton de la voix et expressions.
  • Adopter les rôles clés tournants : l’animateur, le gardien du temps, le scribe qui peut être également le pousse décision sont des alliés indispensables du manager qui organise la réunion en distanciel. En distanciel ces rôles sont encore plus importants : l’animateur va s’assurer que chaque personne puisse participer et s’exprimer lors de tour d’écran ou par des sous-groupes (préorganisés ou aléatoires) et restitution en grands groupes ; il se cale avec le gestionnaire du temps pour pouvoir respecter la qualité d’attention (45 minutes pour une réunion en distanciel ou plus avec une pause) et la répartition du temps par sujet ; le scribe – pousse décision peut partager son relevé de notes sur un word , un tableau blanc … et s’en servir pour produire le compte rendu qui permettra également aux personnes absentes d’avoir accès aux informations et aux décisions importantes.

Et bien sûr en fin de réunion, prendre quelques minutes pour partager autour de ce qui a fonctionné, ou pas, ce qui a manqué et ce qui pourrait être amélioré sur la forme pour garder des réunions à distance dynamiques, attractives et efficaces !

A vos réunions !

Auteur : Sylvaine Scheffer

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Sources :
*  Etude 2014 Perfony intégrateur de solutions applicatives.
** source Opinion Way 6/6/17.
***articles Les Echos sondage IFOP 2015